Het begon in 1996 met één vrachtwagen. Sindsdien is Van Zaal Transport uitgegroeid tot een succesvolle aanbieder van logistieke diensten, warehousing en bedrijfsruimteverhuur in het segment van sierteelt. In het hoogseizoen telt het bedrijf in het Noord-Hollandse De Kwakel 180 medewerkers en 150 vrachtauto’s. Een heldere structuur is nodig om de steeds complexere bedrijfsprocessen goed aan te sturen. Oprichter/eigenaar Merijn van Zaal stapte onder leiding van H+C het Next Level-traject in. De vernieuwde organisatie is nu klaar voor de toekomst en de overname door Floriway komt dan ook als een logische stap.
Buiten het hoogseizoen rijdt Van Zaal Transport met 70 eigen vrachtauto’s en de vaste kern bestaat dan uit 120 medewerkers. “De grootste stroom is het transport voor kwekers naar verschillende veilingen. Daar worden hun planten en bloemen geveild of rechtstreeks aan exporteurs verhandeld. Toen ik 25 jaar geleden begon, leverden kwekers aan de veiling in de buurt en was sprake van een eerste voorzichtige spreiding. Maar dan schakelden ze verschillende transporteurs in. Wij boden aan alles op te halen en op verschillende plekken af te leveren. Dat zette een vliegwiel in gang.” De groei van Van Zaal ging daarna hard.
Uitbreiding van activiteiten
Na de verhuizing naar het grote pand aan De Poelweg in De Kwakel werd de overruimte ingericht voor warehousing en verhuur van bedrijfsruimten. Van Zaal Transport begon ook met de landelijke distributie voor exporteurs, tuincentra, distributiecentra en groothandels in Nederland, België en delen van Duitsland. Merijn: “We verzamelen en groeperen de ladingen op onze zeven vestigingen om alles met volle vrachtwagens efficiënt uit te rijden. Steeds meer taken zijn we van de exporteurs gaan overnemen, dat had nog niet eerder iemand gedaan. We regelen en controleren alles tot de producten goed op hun eindbestemming zijn aangekomen. Het klinkt als een cliché, maar wij hebben echt oog voor wat onze klanten allemaal moeten doen en waaraan ze behoefte hebben. Door daarop steeds in te spelen, groeien we maar door.”
Aanleiding voor verandering
In 2018 besefte Merijn dat de toenmalige organisatiestructuur niet langer voldeed. De veelheid aan activiteiten, waarbij hij zo intensief betrokken was, eisten hem teveel op. “We hebben de nachthandel die vóór 4 uur ’s nachts op de veiling is en de daghandel die vóór 16.00 uur op de veiling is. De landelijke distributie gaat 24 uur per dag door. Tot ’s avonds laat las ik alle e-mails en ’s nachts werd ik als eerste gebeld als er iets aan de hand was. Dat hield ik niet langer vol. Door mijn accountant kwam ik op het spoor van organisatieadviesbureau H+C. Een van hun adviseurs ging in gesprek met mij en betrokken familieleden om de achtergronden van het bedrijf en de toenmalige situatie goed te begrijpen.”
Meersporenaanpak voor snel resultaat
De noodzaak voor een verbetertraject werd onderkend en daarom werd een transitie met Next Level in gang gezet. De omvorming van het hectische familiebedrijf tot een professionele, toekomstbestendige organisatie kon echter niet worden gecombineerd met de piek tussen half februari en eind juni. Next Level loopt echter op meerdere sporen tegelijk en daardoor was een periode van zes maanden haalbaar.
De juiste persoon op de juiste plek
“Wat volgde waren assessments, aanpassingen in de organisatiestructuur en procesoptimalisatie. Al onze leidinggevenden ondergingen een assessment, waar ze heel positief en met nieuwsgierigheid tegenover stonden. De profielen die daaruit voortkwamen hebben we tegen de functies gelegd en toen bleken hier en daar gaten te zitten. We zijn doeners en niet iedereen past in de leidinggevende rol op basis van ervaring. Die conclusie leidde tot verschuivingen en een enkele uitdiensttreding. Samen met H+C heb ik de gesprekken met alle betrokkenen gevoerd en dat was voor mij een openbaring.”
In een conferentie over de toekomst hebben Van Zaal en H+C gezamenlijk een SWOT-analyse gedaan en de uitkomsten vertaald in competenties voor de nieuwe functieprofielen.
Merijn van Zaal: “We hebben een nieuw organigram uitgewerkt en sleutelfunctionarissen zijn op de juiste plek terechtgekomen. Functies zijn opgesplitst en taken liggen nu daar waar ze horen. Dat kan ook omdat we daarvoor groot genoeg zijn. Het is duidelijker wie waarvoor verantwoordelijk is. Inmiddels hebben we een nieuwe transportmanager aangetrokken om de overall manager te ontlasten.”
Processen op orde
De procesadviseur van H+C diepte met management en sleutelfunctionarissen de processen uit. Merijn: “Wij waren zelf in een half uurtje klaar, maar hij dwong ons met zijn vragen over alle stappen na te denken. Toen waren we 4 uur verder. Processen zijn uitgediept, uitgewerkt en verbeterd en dat was een gouden greep. Ik wist wel dat hier en daar iets niet helemaal liep, maar de impact had ik onderschat. Zo vinken we nu na elke rit in ons systeem af of alles klopt, dat is zo belangrijk! We regelen het aan de voorkant gelijk goed.”
Met Next Level naar een toekomstbestendige organisatie
”Van Zaal Transport was al een gezond bedrijf, maar nu zijn we veel professioneler geworden en in staat om toekomstige groei op te vangen. Al na zes maanden, vlak voor het hoogseizoen in 2019, hadden we de organisatie veel beter op de rit. Ik vond het een fantastisch traject waarvan ik veel heb geleerd. Ook mijn mensen stonden open voor deze transitie, omdat ze begrepen dat we niet op dezelfde voet verder konden gaan. Dat hadden we tijdens de pieken al meerdere keren tegen elkaar gezegd maar niet kunnen doorzetten. Voor een professionalseringsslag hadden we externe hulp nodig.”
“De samenwerking met H+C heeft mij en het bedrijf veel opgeleverd. Hun adviseurs hebben de gave om je te laten praten en hebben me leeggetrokken met inhoudelijk sterke vragen. Daardoor begrepen ze goed hoe onze business werkt. De plannen waren afgestemd op onze organisatie en onze sector en kwamen niet zomaar uit een theorieboekje. Af en toe gaf ik de grenzen van onze mogelijkheden aan. We schakelden goed samen met een succesvol resultaat. We blijven de klant bedienen zoals ik voor ogen heb en ik kan nu meer afstand tot de processen houden. Daar moet je wel even doorheen, maar daardoor heb ik persoonlijk meer rust. Ik heb mijn doel bereikt.”
Overname door Floriway
Van Zaal Transport is klaar voor de toekomst en dat is bevestigd met de recente overname door Floriway, met Royal FloraHolland als grootaandeelhouder. Een mooie bekroning op het werk van de prachtige, klantgerichte transportonderneming en op de effectieve samenwerking tussen Van Zaal Transport en H+C.
Meer weten over H+C en Next Level voor organisatietransities?
Bel Henk Hauptmeijer op nummer 070-346 92 05 of 06-53 20 67 31 voor meer informatie.