Een gezonde organisatie wil iedereen – klantgericht, flexibel, financieel op orde, met een cultuur van openheid, samenwerking en continue verbetering, om maar eens wat te noemen. Dat is echt haalbaar, maar er is wel werk aan de winkel. In een transitietraject doet de hele organisatie mee om processen te optimaliseren en de gewenste cultuur te ontwikkelen. Maar een belangrijke rol is weggelegd voor het management dat geloof moet houden in de gekozen route om het doel te bereiken. Halverwege afslaan doet in één keer alle inspanningen teniet. Onder druk van de emoties gebeurt dat maar al te vaak …
Aan het begin van het traject is iedereen gemotiveerd. Managers roepen dat zaken nu echt gaan veranderen binnen de organisatie. Ze stralen bij het doen van die uitspraak uit dat het hun menens is en dat ze met doortastend gedrag meteen actie gaan nemen. Medewerkers worden enthousiast en zien aanleiding voor verbetering. Voor ‘Organisatie 2.0’ of hoe het programma ook gaat heten zijn nu volop medestanders te vinden.
Naar een hoger niveau
En dan aan de slag. Met onze aanpak zetten we procesoptimalisatie en cultuurtransitie parallel aan elkaar in gang, waardoor een verbetertraject veel minder tijd in beslag neemt. Na het bepalen van de strategie en doelstellingen worden samen met de medewerkers de kritische processen in kaart gebracht en inventariseren we hoe de klantvraag (intern en extern) het beste beantwoord kan worden.
Om het doel te bereiken – het juiste antwoord op de klantvraag – moeten de medewerkers vervolgens precies weten wat hun taak daarbij is. We werken daarom competentiegerichte functieprofielen uit met duidelijke resultaatafspraken. Dat wil nog niet zeggen dat het dan vervolgens allemaal gaat lukken. Zit iedereen wel op de juiste plek? Heeft iedereen wel de juiste kennis en vaardigheden om zijn of haar taak uit te oefenen?
Per organisatie is verschillend welk palet aan gereedschap nodig is om medewerkers te laten groeien. Gedragstrainingen als ‘resultaatgericht samenwerken’, ‘coachend leidinggeven’ en ‘feedback geven en ontvangen’ zijn enkele mogelijkheden. We voeren eigentijds performance management in waarbij de Spiegelapp – onze interactieve leeromgeving voor persoonlijke en professionele groei – een belangrijke rol speelt. We zetten ook onze assessments en ons talentmanagement in om talenten en ontwikkelpunten boven tafel te halen. Want hoe belangrijk is het dat medewerkers op een plek komen te zitten waar ze hun talenten kunnen benutten en gaan groeien en bloeien! Dat straalt af op het hele team en op de hele organisatie.
Confrontatie
Zo lijkt het allemaal op rolletjes te lopen, maar zou eenvoudig is het natuurlijk niet. Veranderen is niet voor iedereen even makkelijk. Het ene type mens wil graag iets nieuws proberen, maar andere karakters zijn gebaat bij vertrouwde werkzaamheden in een vertrouwde omgeving. Als ze dan een andere functie met een andere werkplek krijgen toegewezen of misschien zelfs overbodig worden, kunnen de emoties hoog opspelen.
Als consultant zijn wij ervan doordrongen dat verandertrajecten veel stof doen opwaaien en op individueel niveau als pijnlijk kunnen worden ervaren. Bekende gewoontes en procedures worden herschreven en oud gedrag wordt aangepast. Duidelijk zichtbaar wordt welke functies nodig zijn, wie geschikt is voor betreffende functies en vooral ook wie niet. Kortom, dit soort trajecten zijn erg confronterend! Niet iedereen kan ermee omgaan en dat geldt van hoog tot laag in de organisatie. Toch moet het verandertraject worden doorgezet en dat vraagt wat van de hele organisatie en met name voor de manager die het verandertraject in gang heeft gezet en het boegbeeld van de verandering is.
Houvast en duidelijkheid
Als consultant hebben we maar al te vaak meegemaakt dat de manager zich laat meevoeren door de waan van de dag of zich laat beïnvloeden door de meningen van anderen binnen de organisatie. Het gevolg kan zijn dat hij of zij van het oorspronkelijke plan afwijkt door het alsnog niet te doen of het toch maar anders te doen. Nog schadelijker is het als het project reeds is opgestart en de manager besluit om van het voorgestelde en ingeslagen pad af te wijken en bepaalde acties niet door te zetten. Dit onder invloed van belemmerende gedachten of sentimenten binnen de organisatie. Met als gevolg een gevoel van grote spijt achteraf voor de gemiste kans.
Wij ondersteunen het management bij ingrijpende transitietrajecten. Regelmatig zitten wij om tafel om de stand van zaken door te nemen en de gezette stappen te evalueren. Bijstellen doen we uiteraard als dit nodig is, maar we houden altijd de route en het uiteindelijke doel voor ogen. Met individuele (executive) coaching kan ook de manager zich ontwikkelen tot de krachtige leider die nodig is. Want van doorslaggevend belang is dat het management vertrouwen uitstraalt in de onzekere periode van een transitietraject! Medewerkers zoeken houvast om met die onzekerheid te kunnen omgaan.
De communicatie gedurende het traject is een succesfactor. Bij de start moet het management duidelijkheid verschaffen aan de organisatie over het doel van de transitie, op een duidelijke, begrijpelijke en zo concreet mogelijke manier. Aandachtspunt is het informele communicatiecircuit dat vaak is gestoeld op meningen en aannames. Dit kan het formele traject behoorlijk ontwrichten als dit niet op een correcte en kordate manier wordt aangepakt. Ook dan is een belangrijke rol weggelegd voor het management, door zichtbaar te zijn en te blijven luisteren.
Sleutel tot succes
Natuurlijk zijn er vele onverwachte obstakels onderweg. De transitie naar een professionele, wendbare, toekomstbestendige en succesvolle organisatie is een ingrijpende reis die van iedereen in de organisatie veel vraagt. Tegelijkertijd is het prachtig om te ervaren hoe medewerkers het beter naar hun zin krijgen en beter gaan presteren. Hoe motiverend het is om samen te werken en de klant beter te bedienen. Die energie is al heel snel voelbaar, op voorwaarde dat de juiste stappen worden gezet en worden afgerond. De verantwoordelijke voor de weg omhoog – de verandermanager, transitiemanager, programmamanager of hoe deze persoon ook heet – is in onze ogen een belangrijke sleutel tot succes.
Kortom: houd de rug recht en wees transparant!
Meer weten over H+C en Next Level! voor organisatietransities?
Bel Henk Hauptmeijer op nummer 070-346 92 05 of 06-53 20 67 31 of Rob Noorland op nummer 06-27 17 68 86 voor meer informatie en relevante referenties.