“Zo’n twee jaar geleden kozen we voor een digitaal feedbackinstrument: de Spiegelapp. Deze helpt ons in onze ontwikkeling naar steeds professionelere programma- en projectmanagers. Onze projecten worden namelijk steeds complexer. De nieuwe versie inclusief doelen is uitgerold en feedback ophalen via de Spiegelapp is nu een vast onderdeel van onze performancemanagementcyclus.” Aan het woord is een projectmanager van de gemeente Den Haag, een van de enthousiaste gebruikers van het instrument.
“We vragen met de Spiegelapp om feedback op specifieke competenties uit ons functieprofiel”, vertelt zij. “Dit zijn bijvoorbeeld de twee ontwikkelcompetenties die we in ons plangesprek aan het begin van het jaar kiezen. Collega’s met wie ik in projectgroepen samenwerk vraag ik om feedback, ook aan iemand die net nieuw is. Hun antwoorden geven me zelfinzicht en versterken me. Ook krijg ik begrip voor het gezichtspunt van de feedbackgever. Het zet dus echt wat in beweging.”
Regie over feedback en ontwikkeling
“Het is heel fijn om zelf te bepalen op welke competenties ik feedback vraag en aan wie. Dit kunnen bijvoorbeeld ook onze directies als opdrachtgevers zijn of externe partners. Wat ik persoonlijk heel belangrijk vind, is dat ik ook zelf bepaal welke feedback ik bespreek met mijn leidinggevende. Dan blijft er ook ruimte voor andere invalshoeken. Ik heb dus echt zelf de regie en dat motiveert meer. Het past ook bij ons als programma- en projectmanagers om onze eigen ontwikkeling zelf in de hand te hebben.”
Begeleidde implementatie van de Spiegelapp
“In de Spiegelapp kan de feedbackgever ervoor kiezen om zijn of haar antwoorden persoonlijk toe te lichten. Dat levert leuke en interessante gesprekken op. Ook de voortgangsgesprekken met je leidinggevende krijgen extra diepte. Dat wil niet zeggen dat het allemaal vanzelf gaat. Er is een stimulans nodig, bijvoorbeeld door de feedbackronde op te nemen in de performancemanagementcyclus zoals we hebben gedaan. Ook een goede start is belangrijk. Daarom begeleidde H+C ons bij de implementatie van de door hen ontwikkelde Spiegelapp. Dat is nodig, want vanwege de bescherming van persoonsgegevens zijn er meerdere beveiligingslagen. Bijvoorbeeld twee stappen om in te loggen of het regelmatig aanpassen van je wachtwoord. In het begin is alles even wennen. Overigens werkt de helpdesk goed en snel. De werking van de Spiegelapp zelf vind ik heel logisch, daar kunnen we allemaal goed mee overweg.”
Mogelijkheden voor de toekomst
“Binnen de gemeente Den Haag hebben we het LOES leer- en ontwikkelsysteem. Daar past de Spiegelapp goed bij. Een feedbackcultuur heeft overigens meer nodig dan de Spiegelapp alleen. Daarom zijn we samen met H+C online feedbacktrainingen aan het organiseren om op een opbouwende manier feedback te geven en te ontvangen. Dat mag wat mij betreft ook op elkaars talenten. Wat bij je past is voor iedereen een zoektocht. Bewustwording over je talenten helpt ook om te groeien.”
“Samen met Krista Beilschmidt van H+C heb ik een presentatie gegeven aan de consulenten binnen de Dienst SZW. Ook voor hen kan de Spiegelapp interessant zijn. Naar mijn idee is het feedbackinstrument op elk functieniveau inzetbaar.”
Betekenisvolle projecten bij PPM
De circa 40 programma- en projectmanagers behoren tot de sectie PPM van de afdeling Beleid, Onderzoek & Projectmanagement (BOP) binnen de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) van de gemeente Den Haag. Ze sturen grote stadsprojecten aan op het gebied van schuldsanering, bijstandsuitkering en arbeidsmarktparticipatie. Recente projecten zijn bijvoorbeeld de implementatie van de Wet inburgering, of de introductie van een monitoringsysteem om van participatieklanten hun afstand tot de arbeidsmarkt in beeld te krijgen. PPM werkt voor dergelijke grootschalige projecten een visie en een strategie uit en is verantwoordelijk voor de uitrol met pilots. Dat vraagt een flinke portie denkkracht, veerkracht en sociale vaardigheden van de programma- en projectmanagers voor trajecten met veel stakeholders en een meestal lange implementatietijd.
Meer weten over de Spiegelapp voor de ontwikkeling van een feedbackcultuur?
Bel Krista Beilschmidt op nummer 070-346 92 05 of 06-41 27 30 20 voor meer informatie en relevante referenties.